Để chọn được loại máy in phù hợp cho văn phòng, bạn hãy tìm câu trả lời cho các câu hỏi sau. Số tiền mà doanh nghiệp của bạn có thể chi trả là bao nhiêu? Hãy xem xét loại tài liệu sẽ in, số lượng in, các tính năng cần thiết và có thể thêm tính năng nào? Bạn cũng phải kiểm tra chi phí vật tư tiêu hao để xem bạn có thể chịu được chi phí hiện tại hay không.

Chọn theo giá

Loại máy in dành cho doanh nghiệp được hầu hết các hãng sản xuất máy in cung cấp là những máy in có giá ban đầu càng thấp và chi phí thay mực càng cao. Kết quả là, người duy nhất có thể được lợi từ giá máy in thấp với chi phí phụ cao là người in rất ít, và kéo dài thời gian giữa các lần thay mực càng lâu càng tốt. Trừ phi bạn có nhu cầu in ít, bạn nên kiểm tra chi phí mực in trước khi mua máy để khỏi bị ngạc nhiên do thiếu hụt ngân sách về sau. Để biết cách thực hiện việc này, hãy tham khảo hướng dẫn cách tính chi phí mực in tại đây.

Chọn theo công nghệ

Chọn máy in dựa vào công nghệ không phải là khó như trước đây, vì không còn nhiều khác biệt giữa tốc độ và chất lượng bản in. Nếu bạn chỉ thường in văn bản bình thường như thư từ, bảng tính, hay tài liệu không có nhiều đồ họa, trừ một vài logo đơn giản hay đường thẳng, thì máy in laser hay LED đơn sắc cũng đủ dùng cho bạn. Các chi phí vật tư phụ cho loại máy in này cũng rất rẻ.

Máy in laser hay LED màu có vẻ là bước phát triển tự nhiên đi lên từ các mẫu máy đơn sắc, nhưng quá trình chuyển tiếp đang xảy ra rất chậm. Một lý do chính là máy in màu mắc tiền hơn và mực in màu cũng mắc; do đó, các doanh nghiệp phải thu xếp sử dụng in màu sao cho có thể tránh dùng quá mức hay dùng không đúng cách. Một yếu tố quan trọng khác là chất lượng ảnh. Hầu hết máy in laser và LED đều khó in ra được hình ảnh mượt mà.

Máy in mực dạng đặc, hiện chỉ có Xerox sản xuất, sử dụng một công nghệ độc đáo làm tan những khối mực giống sáp rồi phun chất lưu nửa lỏng này qua các lỗ thật nhỏ ở đầu in lên giấy. Không giống như các hộp mực in hay bột màu, các khối mực này không dùng bao bì plastic, và do đó ít tốn phí vận chuyển, kho bãi và môi trường (Tham khảo: Xerox chế tạo máy in phun dùng mực đặc, làm nóng giấy) Chất lượng ảnh của máy in mực dạng đặc gần giống như của máy in laser hay LED, cũng thỏa đáng nhưng không tốt bằng máy in phun. Công nghệ này thích hợp với văn phòng nhỏ muốn in nhanh hơn in phun, nhưng ít phức tạp hơn in màu laser hay LED. Máy in mực dạng đặc có thể cạnh tranh ngang ngửa với máy in laser hay LED.

Chọn theo qui mô doanh nghiệp và khối lượng in

Khối lượng bạn cần in ra là bao nhiêu? Mỗi ngày vài tờ, vài chục tờ hay vài trăm tờ? Bạn là người duy nhất sử dụng máy in hay các đồng nghiệp của bạn cũng sẽ dùng máy in? Để khỏi bị kẹt giữa tình trạng có quá nhiều hay quá ít máy in, bạn phải xét xem tính năng nào là thích hợp với nhu cầu của bạn.

Đối với máy in cho nhiều người dùng, tính năng kết nối mạng ethernet rất quan trọng để dễ dàng chia sẻ. Tính năng nối mạng không dây có thể hữu dụng cho những nhóm làm việc nhỏ hơn, nhưng tốc độ và độ tin cậy thường khác nhau.

Một cách đơn giản để đánh giá khối lượng cần in là tự hỏi bạn phải nạp lại khay giấy bao lâu một lần. Đối với nhiều người, câu trả lời là mỗi ngày không quá một lần. Theo dõi việc sử dụng giấy trong vài ngày và kiểm tra xem khay giấy tiêu chuẩn của máy in có vượt quá số lượng giấy in trung bình hàng ngày, tùy thuộc vào số lần bạn muốn thay giấy. Một cách khác là bạn hãy luôn giữ khối lượng in thực tế hàng tháng dưới mức mà bảng thông số kỹ thuật của máy in thể hiện.

Chọn theo tốc độ

Khối lượng bạn dự định sẽ in cũng giúp xác định tốc độ, khả năng xử lý và bộ nhớ mà máy in của bạn cần phải có.

Bạn nên thận trọng khi xét đến các đặc tả tốc độ của máy in vì chúng có thể không phản ánh được cách bạn sử dụng. Tuy nhiên, các đặc tả này cũng cho thấy máy in có thể đạt được đến mức độ nào đó trong điều kiện tối ưu. Một máy in có tốc độ in ra dưới 20 trang/phút (ppm) được xem là khá chậm; tốc độ in ra từ 20 ppm đến 40 ppm là thích hợp cho hầu hết các văn phòng; và máy in có tốc độ trên 40 ppm được dùng để in khối lượng lớn hơn (và các máy in như thế có giá tùy theo tốc độ).

Máy in chủ không có riêng khả năng xử lý hình ảnh. Thay vào đó, chúng tùy thuộc vào một máy tính được kết nối để xử lý tác vụ này. Đối với máy in có BXL chuyên dùng, tốc độ xử lý càng cao, máy sẽ nhận lệnh, hiểu được và in ra một tác vụ càng nhanh.

Bộ nhớ máy in bạn nên có tùy thuộc vào số lượng và kích thước tài liệu công việc dự kiến phải in. Dung lượng bộ nhớ tiêu biểu cho một máy in doanh nghiệp có thể từ 64MB đến 256MB. Các model máy in cao cấp hơn còn có khả năng mở rộng bộ nhớ.

Chọn theo khả năng xử lý giấy

Máy in bạn dự định mua cũng nên có tính năng in hai mặt tự động. Dùng tính năng này sẽ làm công việc in chậm lại, nhưng bạn sẽ tiết kiệm tiền bằng cách cắt giảm một nửa số giấy sử dụng, và điều này có thể có giá trị nhiều hơn số thời gian bị mất.

Các máy in hiện đại có thể in bì thư, nhãn dán, và thẻ bìa cứng thật sự dễ dàng, nhờ đường dẫn giấy thẳng hơn của hầu hết các máy in phun và của vài máy in laser, và nhờ có khe nạp giấy bằng tay tránh được những chỗ đổi hướng gắt. Các máy in laser cao cấp còn có thêm bộ phận nạp giấy và hoàn thiện để xếp thứ tự, dập đinh kẹp, và xếp chồng bì thư hay bưu thiếp. Máy in khổ rộng cho phép bạn in các khổ giấy lớn hơn khổ letter (8,5x11”) và legal (8,5x14”).

Chọn theo chức năng

Dù máy in MFP có vẻ là xu hướng trong tương lai, kiểu máy này có vài mặt hạn chế. Nếu văn phòng bạn có nhiều công việc phải làm, nếu dùng một máy duy nhất để đáp ứng nhu cầu in, sao chụp, quét và gửi fax, máy sẽ bị quá tải và người dùng sẽ thấy nản. Về lâu dài, để quét hàng trăm hay hàng ngàn trang tài liệu, bạn sẽ cần một máy quét tài liệu chuyên dụng có khay ADF để công việc dễ dàng hơn.

Hãy tính toán chi phí mực in

Hãy bỏ qua chi phí đầu tư ban đầu cho máy in đơn năng hay đa năng của bạn. Qua thời gian, chi phí để thay mực in sẽ vượt quá giá của máy in. Hãy đảm bảo rằng chi phí phụ phải nằm trong khả năng chi trả của bạn, và hãy tham khảo giá cả cẩn thận. Theo kinh nghiệm, giá bán của máy in càng rẻ thì giá mực in càng cao.

Kết luận: Máy in tốt nhất là máy đáp ứng được yêu cầu và hợp túi tiền của bạn

Việc tìm mua máy in tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn không khó khăn và tốn kém. Tất cả các công nghệ hiện có đều phù hợp hay tốt hơn, nên điều quan trọng hơn là bạn phải tập trung vào tính năng và khả năng mà bạn cần ở máy in. Sau khi tìm ra máy in thích hợp, hãy kiểm tra giá cả mực in để giảm thiểu chi phí phải trả về sau.